אימות עותקים הוא נושא שמבלבל הרבה אנשים ולכן אני מסביר כאן במה מדובר, אבל אדגיש מראש שאין לזה קשר לנושא התרגומים (שבו אני עוסק).
כשמדברים על עותק מאומת (בגרמנית: beglaubigte Kopie; באנגלית: certified copy) הכוונה היא לאישור רשמי שעותק פיזי (צילום) של המקור נאמן למקור, כלומר זהה למקור. המשמעות היא שאפשר להגיש את העותק עם האימות במקום להגיש את המקור. למשל תעודת נישואין ישראלית, שאולי אינכם רוצים למסור לשגרירות - במקום להגיש את המקור אפשר להגיש עותק, כלומר צילום של המקור, אבל העותק הזה צריך להיות מאומת, כלומר מאושר רשמית כנאמן למקור.
אישור רשמי הוא אישור שניתן בהתאם לחוק של המדינה שבה בוצע האימות. לכן השאלה החשובה היא איפה (באיזו מדינה) נמצא המקור שאת העותק שלו צריך לאמת:
חשוב למי שמגיש בשגרירות הגרמנית: עליכם להגיש את המקור (למשל: תעודת נישואין ישראלית והתרגום שלה לגרמנית) או עותק מאומת (של התעודה בעברית ושל התרגום לגרמנית). מאחר ואתם בישראל, כדי לקבל עותק מאומת של המקור החוק הישראלי, לא הגרמני, מחייב אתכם לפנות לנוטריון ישראלי - לא משנה איזה, כי אימות עותקים הוא פעולה פשוטה מאד שכל נוטריון עושה באופן יומיומי, פשוט משום שבישראל החוק מוסר את הסמכות הזו לנוטריונים. המחיר קבוע בחוק (בערך 80 ש״ח). לחילופין אפשר לבצע אימות עותקים גם בשגרירות, אבל לא תמיד השירות זמין וקשה להשיג תור. כל זאת כאמור אם אינם רוצים להגיש את המקור, אבל אפשר להגיש את המקור ואז לא צריך עותק מאומת שלו. כדי לחסוך לכם את הדילמה הזו לגבי התרגומים שלי, אם אתם מגישים בשגרירות הגרמנית אני שולח לכם מקור כפול מכל תרגום. למי שמגיש בשגרירות האוסטרית החיים פשוטים יותר.
אם אתם בגרמניה, מצבכם טוב יותר כי החוק הגרמני לא מגביל את הסמכות לאימות עותקים לנוטריונים (למעשה, ההגדרה של מהו נוטריון שונה בכל מדינה). אפשר לעשות זאת גם בבתי משפט ובכל סניף עיריה עבור סכום של כחמישה אירו. ישנם מוסדות (למשל בקבלת תלמידים לאוניברסיטאות) שמראש מבקשים שלא תגישו את המסמכים המקוריים, אלא רק עותקים מאומתים שלהם, למשל כדי לבצע סריקה למחשב ולגרוס את העותק ששלחתם.